WEG-Verwalter wechseln – strukturiert vorbereitet

Wann ein Verwalterwechsel vorbereitet werden sollte

Sinnvoll ist der Einstieg mehrere Monate vor Ablauf der Bestellung des aktuellen Verwalters, damit die Bestellung des neuen Verwalters in einer ordentlichen Eigentümerversammlung beschlossen werden kann. Anlässe sind häufig auslaufende Verträge, verspätete Abrechnungen, unklare Rücklagen, schleppende Beschlussumsetzung oder fehlende Erreichbarkeit.

Welche Unterlagen sinnvoll sind

• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
• aktueller Wirtschaftsplan und letzte Jahresabrechnung
• Vermögensbericht und Kontostände inkl. Erhaltungsrücklage
• Protokolle der letzten Versammlungen und Beschluss-Sammlung
• laufende Verträge: Wartung, Versorgung, Versicherung, Dienstleister
• Objektunterlagen: Pläne, Prüfberichte, Gewährleistungen
• offene Vorgänge: Schäden, Mahnverfahren, laufende Maßnahmen

Für ein erstes Angebot genügen meist Teilungserklärung, letzte Abrechnung, Wirtschaftsplan und die jüngsten Protokolle.

Rolle des Verwaltungsbeirats

Der Beirat koordiniert in der Praxis die Vorbereitung: Er sammelt Unterlagen, holt Angebote ein, bereitet den Vergleich auf und stellt der Gemeinschaft eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage bereit. Entschieden wird nicht vom Beirat, sondern von der Eigentümergemeinschaft durch Beschluss.

Angebote einholen und vergleichen

Vergleichbar werden Angebote erst, wenn Leistungsumfang und Sonderleistungen klar getrennt sind. Achten Sie auf: Grundvergütung je Einheit und Monat, gesondert vergütete Leistungen (z. B. Begleitung größerer Baumaßnahmen, zusätzliche Versammlungen, Mahnwesen), Laufzeit der Bestellung, Reaktionszeiten sowie die Frage, wer tatsächlich Ihr Ansprechpartner ist.

Bestellung durch die Eigentümergemeinschaft

Die Bestellung des Verwalters erfolgt durch Beschluss in der Eigentümerversammlung; parallel wird der Verwaltervertrag geschlossen. Sinnvoll ist ein Beschlusstext, der Beginn und Dauer der Bestellung eindeutig benennt, damit an den Übergabezeitpunkt anschließend keine Lücke entsteht.

Übergabe vom Altverwalter

Zur Übergabe gehören sämtliche Verwaltungsunterlagen, die Konten der Gemeinschaft, Verträge, die Beschluss-Sammlung sowie offene Vorgänge. Empfehlenswert ist eine Übergabeliste mit Datum und Bestätigung, damit später erkennbar bleibt, was übernommen wurde und was fehlt. Fehlbestände sollten dokumentiert und nachgefordert werden.

Digitale Neueinrichtung

Nach der Übernahme werden Stammdaten, Einheiten, Verteilerschlüssel, Verträge und Fristen digital erfasst, offene Beschlüsse in eine Umsetzungsliste überführt und der technische Zustand bei einer Begehung aufgenommen. Ergebnis ist ein aktueller, geordneter Stand, auf dem die nächste Versammlung aufbauen kann.

Wie läuft das Erstgespräch ab?

Im Erstgespräch werden Größe, Ort, Ausgangslage und die offenen Themen der Gemeinschaft besprochen: Wie viele Einheiten umfasst die WEG, wann endet die Bestellung der aktuellen Verwaltung, welche Maßnahmen stehen an und wie ist der Beirat aufgestellt. Das Gespräch ist unverbindlich und dient beiden Seiten dazu, die Passung realistisch einzuschätzen.

Wie entsteht das Angebot?

Nach Sichtung der Kernunterlagen – Teilungserklärung, aktueller Wirtschaftsplan, letzte Jahresabrechnung und die jüngsten Protokolle – entsteht ein Angebot mit Leistungsumfang, Grundvergütung je Einheit und Monat sowie klar getrennt ausgewiesenen Sonderleistungen. So bleibt für die Gemeinschaft nachvollziehbar, was im Grundhonorar enthalten ist und was gesondert vergütet wird.

Wer übernimmt die Verwaltung nach dem Wechsel?

Iosub Immobilienmanagement ist eine persönlich geführte WEG-Verwaltung mit Sitz in Grafenau im Landkreis Böblingen. Inhaber Adrian Iosub ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG; die Prüfung wurde vor der IHK Region Stuttgart erfolgreich abgelegt. Für die Wohnimmobilienverwaltung liegt die erforderliche Erlaubnis nach § 34c GewO vor. Der Schwerpunkt liegt auf Gemeinschaften mit typischerweise etwa 6–30 Einheiten – siehe WEG-Verwaltung für kleine Eigentümergemeinschaften.